Actualités

Parole d'expert : Le reporting pour les PME

↪ 25 janvier 2016

itw-matt-bisserie

 

Après 10 ans dans l’industrie agroalimentaire en tant que responsable Management de la Qualité et Responsable Informatique, puis 5 ans comme chef de projets ERP chez un éditeur de logiciel, Matthieu BISSERIE est aujourd’hui le consultant référent Business Intelligence au sein du Groupe Arcadie.

Avant la mise en place de MyReport, quels outils utilisent vos clients pour la réalisation de leurs tableaux de bord ?

Les tableaux de bord sont généralement créés sous Excel, avec des données directement saisies par les utilisateurs ou importées à partir de leurs applications métiers, puis traitées via des tableaux croisés dynamiques.

Ces manipulations prennent du temps et peuvent êtres sources d’erreurs liées aux ressaisies.
Pour les tableaux croisés dynamiques, la taille des fichiers peut poser problème lorsque ces derniers doivent être diffusés par mail.

Quels sont les principaux services demandeurs ?

Généralement, ce sont les services comptables et financiers (Direction, DAF, Comptabilité, Contrôleur de gestion) pour les indicateurs clés de l’activité de l’entreprise.

Les services commerciaux sont également demandeurs, notamment en ce qui concerne le partage et la diffusion des informations. Avec l’outil Messenger, ils peuvent envoyer automatiquement par mail les tableaux de bord à leurs commerciaux terrain, leurs agents, etc… en maitrisant les droits de lecture de chacun.

Les services achats, production ou qualité sont également demandeurs, mais dans une moindre mesure.

Quels sont les critères de choix principaux de la solution MyReport ?

Les 3 principaux critères de choix de la solution MyReport sont :

  • Sa capacité à se connecter à tout type de bases de données et à consolider l’information dans un seul et même tableau de bord.
    Nos clients analysent aujourd’hui :
    • les données issues de Sage (Gestion Commerciale, Compta, GPAO ou Paie),
    • les données contenues dans des fichiers Excel (Budgets, Objectifs, …),
    • les données provenant de leurs applications métier (VIF pour l’agro, 3E pour la menuiserie, Eurécia, sites e-commerce…).

      Par exemple, on nous demande souvent comment analyser les ventes par rapport aux objectifs commerciaux. Or il n’est pas possible d'intégrer ces objectifs dans Sage, ils sont généralement saisis dans un fichier Excel à part. MyReport permet de croiser les données issues de la GesCo Sage avec les éléments contenus dans ce fichier Excel. Un autre cas fréquemment rencontré est celui de la gestion des budgets. Il faut être capable de croiser les informations contenues dans la comptabilité avec les éléments de budgets définis dans un fichier Excel.

  • Son environnement Excel. Il permet à l’utilisateur d’évoluer dans un environnement connu. Il va pouvoir utiliser ses connaissances d’Excel pour la mise en page par exemple. C’est plus rassurant pour lui et la prise en main du produit n’en est que plus simple.
  • Sa simplicité d’utilisation : quelques clics sont nécessaires pour faire évoluer un tableau. C’est à la portée de tous les utilisateurs, il n’y a pas de « langage de programmation à maitriser », il suffit de compter le nombre de clics nécessaire lors de la démo pour en être convaincu !

Quelles sont les étapes de la mise en œuvre d’un projet de reporting ?

La mise en place d’un projet de reporting se déroule en 3 grandes étapes :

  1. Analyse du besoin (1/2 jour) : permet d’identifier le type de données à traiter et les tableaux de bord existants et futurs à automatiser.
  2. Installation et paramétrage (1/2 journée pour les paramétrages simples depuis Sage, à 5 jours pour la mise en place de modèles à partir de logiciels métier spécifiques).
  3. Formation (2 à 5 jours) : 2 jours pour la formation théorique permettant de manipuler aisément le logiciel, puis 3 jours consacrés à la création des tableaux de bord à partir des données client.
    Lors d’une formation de 5 jours, la théorie et la pratique sont réalisées en alternance pour permettre une montée en compétence progressive. La réalisation de tableaux de bord basés sur les données du client concrétise la formation.

Pourriez-vous nous en dire plus concernant les objectifs de la formation ?

L’objectif premier est de rendre nos clients autonomes pour réaliser leurs tableaux de bord. À l’issue de la formation, ils sont en capacité de créer et modifier leurs propres indicateurs.

Quoi qu’il en soit, au lancement, les premières questions suite à la formation sont prises en charge au niveau de la hotline. Un support de cours très complet est remis au client en début de formation afin de permettre la plus grande autonomie.

Quels sont les gains fréquemment observés ?

La mise en place d’une solution de reporting permet de :

  • Optimiser le temps consacré à la saisie ou ressaisie des données et limiter les erreurs de retranscription.
  • Accélérer le contrôle des données. Au début, le client poursuit ses vérifications, puis, petit à petit, il prend confiance et réduit les points de surveillance. De plus, des tableaux de contrôle intermédiaires sont mis à disposition pour « surveiller » les éventuelles erreurs de paramétrages détectées dans les bases de données.
  • Réduire les temps de traitement. La mise en place de la solution MyReport permet de réduire le temps consacré à la création et à la mise à jour des tableaux de bord. Par exemple, pour le service comptable de notre client Interbev, la mise à jour d’un de ces tableaux de bord nécessitait 2 jours de travail par mois. Suite à son automatisation par MyReport, nous sommes passés à un temps de traitement de 2 h.
  • Simplifier la diffusion des reporting. Pour X-trême Vidéo, la mise en place de MyReport a permis de simplifier la mise à jour et la diffusion des tableaux de bord vers leurs clients. Cette tâche qui nécessitait auparavant 5 jours de travail par envoi ne prend plus que quelques heures.

Quels sont vos conseils et bonnes pratiques pour réussir un projet de reporting ?

Avant de se lancer dans la création d’un tableau, il est important d’identifier ce que vous souhaitez analyser et surtout, comment le présenter.

S’il y a trop de lignes, de colonnes, de données, alors le tableau n’est pas exploitable et impossible à analyser.

Le « comment » n’est pas toujours facile à maitriser. Nous conseillons alors de passer par une phase « papier » afin de conceptualiser son tableau ou son graphique.

Et maintenant, si on parlait de vos projets ?

Laissez nous un message

Entrée non valide
Entrée non valide
Invalid Input

Nos coordonnées

ACG Bordeaux

Tél : 05 57 35 38 90
Plan d'accès

AgirLog

Tél : 05 61 99 52 30
Plan d'accès

Arcadie Informatique

Tél : 05 61 26 80 24
Plan d'accès

Les Editions CoMPAGNoNS

Tél : 05 61 26 71 64
Plan d'accès

Abonnez-vous à notre Newsletter

Contactez-nous

Invalid Input
Invalid Input
Please write a subject for your message.
Please let us know your message.

Télécharger le plan de formation

Invalid Input
Invalid Input

Devis

Invalid Input
Invalid Input
Please write a subject for your message.
Please write a subject for your message.
Please let us know your message.