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Les frais professionnels

↪ 16 octobre 2016

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Extrait du site e-vantail

Frais professionnels : les nouvelles évolutions légales de 2016 en matière déclaration de frais professionnels pour la DSN et de la Dads-U de janvier 2017 impliquent une évolution de leur gestion comptable.

Pour les clients en comptabilité Sage 100, une solution simple à mettre en œuvre peut vous être proposée.

 

 

Indemnités pour frais d'emploi ou de service et remboursements de frais

L'article 39 de l'annexe III au CGI prévoit que le montant des indemnités pour frais d'emploi et des remboursements de frais doit être mentionné dans la déclaration avec l'indication de leur caractère forfaitaire ou réel ou de leur prise en charge directe par l'employeur.

Principes

Généralités des salariés

Les indemnités pour frais d'emploi ou de service et les remboursements de frais, c'est-à-dire, d'une manière générale, les sommes qui ont été allouées ou remboursées aux salariés pour les défrayer des charges auxquelles ils ont eu à faire face dans l'exercice de leurs fonctions, doivent, en vertu d'une disposition expresse de l'article 39 de l'annexe III au CGI, figurer séparément dans la déclaration, lorsqu'elles remplissent les conditions prévues par l'article 81-1° du même code pour être exonérées d'impôt sur le revenu.
Dans le cas contraire, les indemnités ou allocations sont incorporées au salaire proprement dit et déclarées avec celui-ci sauf exception expressément prévue (par exemple : participation de l'employeur à l'acquisition des titres restaurant dans la limite exonérée).
Par ailleurs, lorsqu'une dépense personnelle du salarié est prise en charge par l'employeur, sous quelque forme que ce soit, cette prise en charge constitue un supplément de rémunération imposable.

Critères

Les critères permettant de déterminer les frais non susceptibles ou susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt en vertu des dispositions de l'article 81-1° du CGI sont ainsi définis :
Frais non susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt.
Il s'agit des dépenses professionnelles courantes, auxquelles la plupart des salariés doivent faire face pour être en mesure d'occuper leur emploi ou d'exercer leurs fonctions. Ces frais sont normalement couverts par la déduction forfaitaire de 10 % prévue à l'article 83-3° du CGI.

Entrent notamment dans cette catégorie :

  • les frais de déplacement du domicile au lieu de travail
  • les frais de restauration sur le lieu de travail
  • les frais de documentation personnelle et de mise à jour des connaissances nécessitées par l'activité professionnelle

Frais susceptibles de donner lieu à des allocations ou à des remboursements exonérés d'impôt.
Certains frais spéciaux peuvent faire l'objet de remboursements de la part de l'employeur ou donner lieu au versement d'indemnités ou d'allocations, exonérés d'impôt en vertu de l'article 81-1° du CGI.
Les frais dont il s'agit sont ceux occasionnés par l'exercice même de l'activité professionnelle et qui, spécifiques à cette activité, sont exposés par le salarié directement dans l'intérêt de l'entreprise. Ces frais ne sont pas couverts par la déduction forfaitaire de 10 % prévue à l'article 83-3° du CGI.

Ce sont, par exemple :

  • les frais liés aux déplacements nécessités par l'emploi occupé ou les fonctions exercées, qu'il s'agisse :
        . de frais de restauration,

        . de frais d'hébergement,

      . de frais de transports, quels que soient le mode de transport utilisé et les distances parcourues;
  • les dépenses entraînées par des invitations résultant d'obligations professionnelles;
  • les cadeaux offerts dans le cadre des relations professionnelles, dans la mesure où ces cadeaux constitueraient une charge déductible pour l'entreprise s'ils étaient faits par elle.

Rubriques de la DADS

Le montant des indemnités et remboursements correspondant à ces frais doit être mentionné dans la DADS dans les rubriques frais professionnels. Il y a lieu de préciser, en outre, les modalités de prise en charge (allocations forfaitaires, remboursements de frais réels, frais pris en charge directement par l'employeur).
L'obligation de déclaration a une portée générale. Il est précisé que le montant des remboursements de frais n'a pas à être indiqué lorsque les dépenses correspondantes incombent normalement à l'entreprise. Mais, l'entreprise doit alors préciser explicitement la nature de ces dépenses dans la déclaration annuelle des salaires. En outre, et sous réserve des dispositions prévues par l'article 80 ter du CGI en matière de frais professionnels, les mêmes règles sont applicables à tous les salariés, qu'ils soient ou non dirigeants.

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